Restriksjoner med å holde avstand, ikke ferdes unødvendig og begrensninger knyttet til antall mennesker i en forsamling, gjør det vanskelig å opprettholde samme møtevirksomhet som tidligere. Derfor har mange virksomheter vært flinke til å finne andre alternativer for å kunne holde møter. Vi skal se nærmere på det mest populære verktøyet for møtevirksomhet over nett, nemlig Microsoft Teams.

Løsningen ble lansert 14. mars 2017 og var en plattform som skulle forenkle samhandling internt i en bedrift, og fornye brukernes syn på SharePoint. Dette var Microsoft sitt forsøk på å få tilbake brukernes tillit, med å utføre et enkelt tiltak som på godt norsk kalles «å sette leppestift på grisen». I sammenheng med et sterkere fokus på modernisering og digitalisering i det norske næringsliv de siste årene, har Microsoft Teams blitt mer og mer aktuelt for de fleste.

Selv om bruken av løsningen har økt, betyr det ikke at alle kjenner til alle funksjonene Teams kan tilby. Derfor har vi i Coherent kommet med tre tips og triks av funksjonalitet vi mener de fleste bør kjenne til for å få enda bedre brukeropplevelse.

Gi chatten din et navn.

Bedrifter har som regel en hel del samtaler som pågår samtidig. For å kunne få en bedre oversikt over pågående samtaler og gjøre samtalen søkbar er dette et godt triks. Gi den en tittel. For eksempel, hvis du har en pågående samtale med noen fra markedsavdelingen om en ny kampanje som vil foregå på sosiale medier kan du kalle samtalen «Kampanje på Facebook». Disse nøkkelordene («Kampanje» og «Facebook»), vil være søkbare og vil gjøre det lettere for deg som bruker å finne dette i etterkant. For å kunne gi en chat et navn trykker du på blyanten øverst ved siden av navnet til medlemmene sitt navn.

 

Bruk SharePoint for å lagre og dele filer.

Mange bedrifter bruker SharePoint som et fillagringssystem i skyen. Den gode nyheten med Teams er at SharePoint ligger i bakgrunn av denne løsningen. Med en god integrasjon med SharePoint er det lett for din bedrift å samhandle på Teams samtidig som brukere deler filer fra SharePoint og lagrer dem. Med en god struktur i Teams knyttet opp mot SharePoint vil din jobbhverdag knyttet til fillagring og deling være mye lettere. Derfor er en god migreringsjobb ekstremt viktig om du flytter fra et fillagringssystem som ikke er SharePoint.

 

Generer en epost til din kanal.

Selv om mindre bedrifter tar en snarvei og ikke bruker epost, men kun chat, er Microsoft klar over at større selskap har fortsatt behov for bruken av e-post. Heldigvis kan du generere en e-post knyttet til en kanal som eksterne partnere eller kunder kan sende e-post til. E-posten som da blir sendt fra en ekstern part vil legge seg inne på Teams der den kan bli lest og svart på via løsningen.

For å generere en e-post knyttet til en kanal trykker du på de tre prikkene ved siden av kanalens navn på den venstre menyen og velger «Get email address».